Rimborso chilometrico ACI: calcolo, tabelle e regole fiscali

Il rimborso chilometrico ACI si calcola moltiplicando i chilometri di una trasferta riconosciuti dall’azienda per il costo in euro/km pertinente al veicolo. Il prodotto, però, non risolve tre questioni diverse: quanto spetta secondo le regole del rapporto di lavoro, quanto concorre al reddito del dipendente e quanto può dedurre l’impresa. Confonderle porta a errori anche quando la moltiplicazione è giusta.

Questa guida riguarda soprattutto il dipendente che utilizza l’auto privata per una missione lavorativa temporanea. Non è un tariffario aggiornato in tempo reale, né una guida ai rimborsi dei professionisti in fattura. Tutte le tariffe degli esempi sono ipotetiche. Il controllo fiscale comprende i testi degli articoli 51 e 95 del TUIR disponibili nella banca dati MEF nella versione in vigore dal 12 agosto 2026.

Il punto da aggiornare rispetto alle vecchie guide: non è più corretto scrivere che il rimborso chilometrico per una trasferta nello stesso Comune è sempre tassato. Dal 2025, alle condizioni illustrate più avanti, anche questi rimborsi possono non concorrere al reddito. La data originale della pagina resta invariata; questa revisione aggiorna contenuti e fonti.

Chi ha diritto al rimborso e chi stabilisce la tariffa

Prima della tabella serve l’autorizzazione all’uso del mezzo e la verifica di contratto, accordi e procedura aziendale. L’ACI spiega che l’indennità può riferirsi al costo complessivo oppure ad alcune voci, al modello specifico o a un modello tipo previsto dagli accordi. Non emerge una tariffa legale unica identica per tutti i lavoratori e per qualunque automobile.

Operativamente, chiarisci prima della partenza: quale auto è ammessa, quale tragitto sarà riconosciuto, quale parametro economico si utilizza, come vengono trattati deviazioni e spese accessorie. Un documento scritto evita che il dipendente scelga un mezzo costoso confidando in una liquidazione che la policy non prevede. Il riconoscimento fiscale di una somma non crea, da solo, il diritto contrattuale a riceverla.

Nel pubblico impiego la possibilità di utilizzare il mezzo proprio e ottenere un ristoro richiede anche il controllo della disciplina applicabile all’amministrazione. Per amministratori, collaboratori, lavoratori senza sede fissa e autonomi occorre individuare prima la qualificazione del rapporto: non basta copiare una nota spese di un dipendente. La pagina non presume che questi casi abbiano tutti le medesime regole.

Che cosa comprende il costo chilometrico ACI

Il costo di esercizio non è il prezzo della benzina diviso per i chilometri. La metodologia ACI pubblicata nel 2022 combina componenti non proporzionali alla percorrenza e componenti proporzionali, comprendendo l’impiego del capitale, assicurazione, tassa automobilistica, carburante, pneumatici e manutenzione. È usata qui per spiegare il metodo, non per attribuire prezzi attuali o una durata certa al veicolo.

Attenzione a una semplificazione frequente: non tutte le quote di ammortamento vengono trattate come un costo fisso annuo. La metodologia distingue anche una quota capitale riferita al chilometro. Se personalizzi il conteggio, parti dai totali della scheda analitica, senza riclassificare intuitivamente le singole voci.

Per le tue finanze, invece, puoi ricostruire separatamente la spesa reale: rata finanziaria e perdita di valore non sono sinonimi, né vanno sommate senza considerare che cosa rappresentano. La guida alla svalutazione dell’auto aiuta a distinguere il costo economico dal denaro che esce dal conto. Per capitale restituito e oneri del prestito puoi consultare quella al finanziamento auto e al suo costo totale. Il rimborso ricevuto non va letto automaticamente come guadagno netto.

Dove trovare le tabelle ACI e quale valore scegliere

La scheda ufficiale Costi chilometrici di esercizio indica un servizio gratuito con identità digitale SPID, CIE, CNS o eIDAS. L’ACI aggiorna settimanalmente la componente dei prezzi dei carburanti e quando necessario le altre voci. Nel risultato cerca il costo espresso in euro per chilometro, non una cifra annua riferita a un altro utilizzo fiscale.

1. Identifica il veicolo: categoria, marca, modello, versione, motorizzazione e alimentazione. Una denominazione commerciale simile non garantisce la stessa riga.
2. Verifica la percorrenza annua complessiva: comprende impiego privato e lavorativo, non soltanto le trasferte della nota spese.
3. Controlla il riferimento adottato: data del calcolo, tabella utilizzata e criterio concordato devono essere ricostruibili.
4. Conserva il risultato: esportazione o copia leggibile sono più utili di una cifra trascritta senza provenienza.
5. Confronta con la policy: eventuali limiti aziendali non si sostituiscono da soli alle verifiche fiscali.

Le FAQ ACI chiariscono che la percorrenza annua è quella totale del mezzo. Se una vettura percorre 15.000 km, di cui 5.000 di lavoro e 10.000 privati, il parametro annuo non diventa 5.000 km. I chilometri della singola missione sono un’altra grandezza, da usare successivamente nella moltiplicazione.

Per una percorrenza non presente fra le colonne, le FAQ indicano il calcolo manuale: totale dei costi non proporzionali diviso per i chilometri annui desiderati, più il totale dei costi proporzionali già espresso in euro/km. Per modelli assenti si può interpellare l’Area Statistica ACI, nei limiti dei dati disponibili e delle indicazioni dell’ente; non assegnare arbitrariamente la tariffa di un’altra vettura.

Perché la percorrenza annua cambia il costo al chilometro

Un esempio interamente inventato rende visibile la differenza. Supponiamo una componente non proporzionale di 3.000 euro annui e una componente proporzionale di 0,25 €/km. La formula semplificata è 3.000 ÷ chilometri annui + 0,25. Non sono dati di un modello reale e non sono tariffe fiscali da utilizzare per liquidare una trasferta.

Su smartphone puoi scorrere la tabella orizzontalmente.

Il costo unitario scende distribuendo i costi non proporzionali su più chilometri, mentre la spesa annua dell’esempio cresce. Questo non significa che guidare di più faccia risparmiare denaro in assoluto. Scegliere la colonna più bassa solo per ottenere un euro/km più elevato altera il presupposto del conteggio; scegliere una percorrenza irrealisticamente alta produce l’errore opposto.

Come calcolare il rimborso: un esempio completo

Immaginiamo una missione autorizzata di 80 km all’andata e 80 al ritorno, per 160 km complessivi, e un costo riconosciuto ipotetico di 0,45 €/km. Il rimborso del mezzo è 160 × 0,45 = 72 euro. Se vengono autorizzati e documentati separatamente 12 euro di pedaggio e 8 euro di parcheggio, la nota spese contiene 72 + 12 + 8 = 92 euro.

I 20 euro accessori non diventano una nuova tariffa chilometrica. Conserva voci separate e rispettive prove: la somma finale non elimina la loro diversa natura. Evita anche di aggiungere automaticamente uno scontrino di carburante a un rimborso che ne considera già la componente: si rischia un doppio conteggio. La presenza dello scontrino, da sola, non dimostra i chilometri di lavoro.

In un secondo esempio mensile, tre missioni riconosciute da 160, 140 e 180 km danno 480 km. Con un unico parametro ipotetico di 0,45 €/km i singoli importi sono 72, 63 e 81 euro, per 216 euro complessivi. Se nel mese cambia veicolo o riferimento tariffario, mantieni le righe distinte; non applicare retroattivamente l’ultima cifra senza una regola documentata.

Per controllare i tragitti, ACI presenta un servizio separato sulle distanze chilometriche. Una distanza è misurata in km; il costo di esercizio in euro/km. Né il navigatore né l’attestazione di una distanza decidono da soli quale percorso sia rimborsabile secondo il rapporto di lavoro.

Come preparare una nota spese verificabile

Una buona nota spese permette a chi non era in viaggio di ricostruire l’operazione. Data, finalità lavorativa, luogo di partenza e destinazione devono essere coerenti con l’incarico. Indica veicolo, tratte, andata e ritorno, chilometri ammessi, parametro unitario e importo. Collega il calcolo alla versione della tabella effettivamente adottata, all’autorizzazione e alle eventuali giustificazioni delle deviazioni.

Per un foglio di calcolo puoi usare colonne separate: data; motivo; partenza; arrivo; veicolo; km; euro/km; rimborso mezzo; pedaggi; parcheggi; totale; allegati; approvazione. La formula elementare della riga è km × euro/km; quella della nota somma solo le voci ammesse. Mantieni separata un’eventuale colonna fiscale: importo pagato, quota non imponibile e costo deducibile non sono automaticamente uguali.

Inserisci il valore unitario con la precisione della fonte e applica la regola di arrotondamento adottata in modo coerente. Come controllo didattico, 173 km × 0,4567 €/km fanno 79,0091 euro, ossia 79,01 euro arrotondando il prodotto ai centesimi; arrotondare prima la tariffa a 0,46 produrrebbe 79,58 euro. Non è una nuova tariffa ACI: mostra perché l’arrotondamento anticipato può cambiare il risultato.

Un contachilometri iniziale e finale può aiutare la ricostruzione, ma non separa automaticamente deviazioni private e percorso lavorativo. Non registrare come trasferta il normale tragitto per raggiungere la sede abituale. Se una riga non è spiegabile, chiedi un’integrazione prima di liquidarla: correggere una nota documentata è più semplice che ricostruire mesi di viaggi a memoria.

Trasferte nello stesso Comune: la regola aggiornata

L’articolo 3 del D.lgs. 192/2024 ha superato il precedente riferimento esclusivo ai documenti provenienti dal vettore. L’articolo 4 ne stabilisce la decorrenza per i componenti di reddito dipendente percepiti dal 1° gennaio 2025. Non va quindi usata come regola attuale la formulazione del 2015 riprodotta in vecchi chiarimenti.

La circolare 15/E del 22 dicembre 2025, pagine 7–9, precisa che anche una trasferta nel Comune può dare luogo a un rimborso per auto privata non concorrente al reddito, calcolato secondo i parametri ACI e opportunamente comprovato e documentato. Rimangono imponibili le indennità e i rimborsi comunali diversi dall’eccezione prevista per viaggio e trasporto. Una missione vera e documentata non è un generico pagamento mensile chiamato “chilometrico”.

La fonte vigente da consultare è l’articolo 51, comma 5, del TUIR nel testo MEF. La non imponibilità del dipendente non equivale né al diritto a essere rimborsato né alla deduzione integrale per il datore. Nella procedura operativa lascia distinti questi tre controlli, anche quando il pagamento compare nello stesso cedolino.

Da smartphone scorri la tabella per leggere tutte le condizioni.

Fuori Comune: diaria, rimborso analitico e sistema misto

Per le missioni fuori Comune il TUIR distingue tre sistemi: forfettario, analitico e misto. La diaria non è il rimborso del mezzo: la franchigia ordinaria giornaliera è di 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero, al netto di viaggio e trasporto. Nel misto la franchigia si riduce se vitto o alloggio vengono rimborsati o forniti gratuitamente; il criterio va applicato all’intera trasferta, non cambiato a piacere ogni giorno.

Nel sistema analitico si ricostruiscono le singole spese ammissibili e documentate. Le ulteriori spese, diverse da viaggio, trasporto, vitto e alloggio, hanno una disciplina distinta: la circolare richiama i limiti giornalieri di 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero, con attestazione analitica anche quando non documentabili. Non sono una franchigia aggiuntiva da sommare automaticamente a qualsiasi pagamento.

Per chi prepara la nota, il punto pratico è evitare due errori opposti: assorbire sempre i chilometri nella diaria, oppure moltiplicare agevolazioni di sistemi alternativi. Fai identificare dall’ufficio paghe il regime dell’intera missione e tieni il viaggio in una voce riconoscibile. Pagare una diaria maggiore non dimostra che ogni sua componente sia fiscalmente esclusa.

Se la trasferta parte da casa invece che dalla sede

La risoluzione 92/E del 30 ottobre 2015 affronta una missione fuori Comune: confronta abitazione–destinazione con sede di lavoro–destinazione. Se il primo percorso è più breve e viene rimborsato il minore importo, il documento ne conferma la non imponibilità. Se partire da casa allunga la strada e l’azienda paga il maggior rimborso, la differenza rispetto al percorso dalla sede concorre al reddito.

Supponiamo, ancora con 0,45 €/km inventati, che la missione dalla sede comporti 160 km complessivi. Confrontiamo percorsi omogenei, tutti comprensivi delle stesse tratte di andata e ritorno; non confrontare un tragitto completo con una sola andata.

La tabella è scorrevole orizzontalmente sui telefoni.

Non è vietato contrattualmente riconoscere il tragitto maggiore: bisogna distinguere la somma pagata dal suo trattamento. E non si applica automaticamente questo schema a un dipendente senza sede abituale chiaramente individuata. In quel caso la qualificazione della missione va risolta prima del confronto fra distanze.

Tracciabilità: il rimborso chilometrico non è uno scontrino carburante

La circolare 15/E, pagina 12, esclude l’indennità chilometrica dalla nuova condizione di pagamento tracciabile prevista per determinate spese di trasferta. Rimane necessario provare missione e calcolo: non significa “rimborso senza documenti”. Per vitto, alloggio e trasporti con taxi o NCC sostenuti in Italia, invece, la disciplina ordinaria richiede pagamenti tracciabili ai fini indicati dalla norma; i biglietti dei trasporti di linea non rientrano in questa specifica nuova condizione.

Il testo corrente dell’articolo 51 contiene inoltre una deroga per i rimborsi spettanti dal 1° gennaio 2025 al personale delle Forze armate, delle Forze di polizia richiamate dall’articolo 16 della legge 121/1981 e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco. Non va estesa a ogni dipendente pubblico. Per le spese estere il vincolo specifico descritto non opera, ma restano documentazione, condizioni del regime e verifiche aziendali.

In pratica, separa l’indennità calcolata sui chilometri dalle ricevute delle altre spese. Pagare il rimborso tramite bonifico non sana retroattivamente un pasto in contanti per il quale era richiesta la tracciabilità della spesa originaria. È il motivo per cui allegare insieme prova del costo e del pagamento, quando necessari, evita problemi che la semplice ricevuta di liquidazione non risolve.

Pedaggi, parcheggi e carburante: come evitare il doppio rimborso

La circolare 15/E, pagina 8, tratta i pedaggi documentati come spese di viaggio anche nelle trasferte comunali. Per i parcheggi richiede giustificativi che identifichino con certezza veicolo e sosta. Non è quindi prudente affermare che qualsiasi ticket anonimo abbia sempre lo stesso valore probatorio. Conserva gli elementi che permettono di collegare la spesa alla missione e fai controllare i casi incompleti.

Il carburante incluso nel parametro di esercizio non è una voce da aggiungere una seconda volta per automatismo. Un esempio di solo consumo, del tutto ipotetico, è 6 litri ogni 100 km a 1,80 €/litro: 10,80 euro ogni 100 km, cioè 0,108 €/km. Su 160 km fanno 17,28 euro. Il rimborso di esercizio ipotizzato prima è invece 72 euro: i 54,72 euro di differenza non sono un profitto dimostrato, perché il parametro rappresenta anche altre componenti.

Per un’elettrica vale la stessa distinzione: il costo dei kWh non esaurisce quello del mezzo. Per ricostruire quella sola voce puoi leggere quanto costa ricaricare un’auto elettrica. Non serve inventare una maggiorazione universale “per la batteria” o aggiungere tutte le ricariche a una tariffa che già considera l’energia.

Quanto può dedurre l’azienda: il limite è un altro controllo

L’articolo 95, comma 3, del TUIR, nel contesto delle trasferte fuori Comune dei dipendenti e dei collaboratori indicati dalla disposizione, limita la spesa deducibile per l’utilizzo autorizzato dell’auto propria al costo di percorrenza riferito a veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, oppure 20 per il diesel. I cavalli fiscali non sono né i kW né i cavalli di potenza pubblicizzati dal costruttore. Non ricavare il limite da una conversione improvvisata.

Consideriamo un caso didattico: l’azienda paga 320 km × 0,52 €/km = 166,40 euro; supponiamo che il limite unitario deducibile correttamente individuato sia 0,45 €/km. Il costo deducibile del modello è 144 euro e la differenza 22,40 euro. Entrambi i parametri sono inventati: non identificano una tariffa fiscale reale e non stabiliscono che quei 22,40 euro siano automaticamente reddito imponibile del dipendente.

Questa separazione evita di usare il limite dell’impresa come tetto contrattuale assoluto o come franchigia del lavoratore. Per elettriche, ibride e fattispecie particolari, fai individuare il criterio pertinente da chi gestisce la dichiarazione aziendale: la pagina non assegna cavalli fiscali convenzionali a un motore senza una fonte specifica. Non promette inoltre detrazioni IVA sulla sola presenza di una nota chilometrica.

Rimborso chilometrico e fringe benefit: quale tabella stai leggendo?

Il servizio ACI Fringe benefit riguarda la retribuzione in natura derivante dall’uso promiscuo di un veicolo aziendale. Le tabelle 2026 sono annuali, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario 40. È un utilizzo diverso dal rimborso della missione compiuta con l’auto privata.

Le tabelle annuali riportano anche un costo in euro/km, ma l’importo annuo del benefit non si moltiplica per i chilometri di una trasferta. Prima di copiare un numero, identifica la colonna e il criterio adottato. La percorrenza convenzionale di 15.000 km usata nel calcolo del benefit non impone di scegliere sempre 15.000 km come utilizzo annuo effettivo della propria auto. Percentuali, condizioni e regimi transitori del benefit richiedono una verifica separata.

Il rimborso copre davvero il costo dell’auto?

Per rispondere devi decidere quale domanda economica stai facendo. Il costo medio annuo distribuisce anche spese che avresti sostenuto possedendo già l’auto; quello incrementale prova a isolare le spese aggiuntive prodotte dalla missione. Sono prospettive utili ma differenti. Nessuna consente di concludere, dalla sola distanza fra rimborso e rifornimento, che il lavoratore abbia guadagnato una certa cifra.

Costruisci un rendiconto personale distinto dalla nota aziendale: chilometri totali, costi sostenuti, svalutazione stimata, rimborsi effettivamente ricevuti e quota eventuale assoggettata a imposte. Confronta periodi omogenei e non dedurre i rimborsi due volte. La guida al budget completo per mantenere un’auto offre il contesto per valutare anche una vettura utilizzata prevalentemente nel tempo libero.

Prima di inoltrare la richiesta, ricontrolla quattro elementi: missione reale autorizzata, mezzo e costo corretti, distanze verificabili, voci accessorie documentate. Poi fai applicare la lettura fiscale appropriata al rapporto e all’anno. È un controllo più utile di cercare online una cifra universale per chilometro che non descrive il tuo caso.

Domande frequenti sul rimborso chilometrico

Quanto vale un chilometro nelle tabelle ACI?

Non esiste un valore unico. Servono modello, alimentazione, percorrenza annua e riferimento applicabile. Gli importi degli esempi non sono tariffe correnti da usare per una nota spese.

Perché devo contare anche i chilometri privati?

La percorrenza annua della scheda ACI riguarda l’intero utilizzo del mezzo. I soli chilometri di lavoro servono a quantificare la trasferta, non a sostituire automaticamente il totale annuo nella scelta della colonna.

Le tabelle sono gratuite?

La scheda ACI del servizio costi chilometrici indica accesso gratuito mediante identità digitale. Conserva il risultato consultato senza attribuire a una copia vecchia il valore di un aggiornamento corrente.

Il rimborso nel Comune è sempre tassato?

No. Dal 2025 va considerata la disciplina aggiornata dei viaggi e trasporti comprovati e documentati. La circolare 15/E chiarisce anche l’indennità chilometrica ACI: non è un’esenzione per pagamenti generici privi di missione documentata.

Serve lo scontrino della benzina per provare i chilometri?

Da solo non prova itinerario e finalità lavorativa. L’indennità chilometrica richiede la ricostruzione della trasferta e del parametro; non coincide con il rimborso del singolo rifornimento.

Il normale percorso casa-ufficio è una missione?

Non va automaticamente qualificato così. La partenza da casa per una vera trasferta fuori Comune è un caso diverso, affrontato dalla risoluzione 92/E con il confronto rispetto al percorso dalla sede.

Se parto da casa e percorro più strada, è tutto esente?

Nel caso esaminato dalla risoluzione 92/E, la differenza del maggior rimborso rispetto al percorso dalla sede è imponibile. La possibilità di pagarla e il trattamento fiscale sono piani distinti.

La nuova tracciabilità si applica all’indennità chilometrica?

La circolare 15/E la esclude da questa specifica condizione. Restano documentazione e coerenza del calcolo; le altre voci della trasferta, come taxi e pasti, hanno verifiche proprie.

Posso chiedere anche pedaggi e parcheggi?

Vanno autorizzati e tenuti distinti. Il chiarimento fiscale richiede documentazione del pedaggio e, per il parcheggio, giustificativi che identifichino in modo certo veicolo e sosta.

Il limite aziendale di deduzione è il massimo che posso ricevere?

Non automaticamente: deducibilità del datore, importo contrattualmente riconosciuto e imponibilità del dipendente sono controlli separati. Il conteggio corretto richiede di non sovrapporli.

Un’elettrica ha un rimborso basato soltanto sull’energia?

No: il costo di esercizio considera più componenti. Cerca il modello pertinente e non confondere la spesa di ricarica con il costo complessivo del mezzo o con un limite fiscale inventato.

Un professionista può usare automaticamente queste regole in fattura?

No. Le regole illustrate sono prevalentemente quelle del dipendente. Per il lavoro autonomo occorre distinguere spese analiticamente riaddebitate, indennità, regime fiscale e documentazione: non basta usare la dicitura “ACI”.

Fonti e nota metodologica

• ACI, Costi chilometrici di esercizio: accesso e aggiornamenti del servizio.
• ACI, FAQ Costi chilometrici 2025: percorrenza complessiva e formula per i chilometri non presenti in colonna.
• ACI, metodologia 2022 dei costi chilometrici: metodo storico, non prezzi o durate attuali.
• ACI, Calcolo dei costi chilometrici per lavoro con mezzi propri: costo complessivo, singole componenti e accordi aziendali.
• Agenzia delle Entrate, circolare 15/E del 22 dicembre 2025: in particolare pagine 7–14 per trasferte comunali, accessorie e tracciabilità; pagine 23–28 per il lato impresa.
• Agenzia delle Entrate, risoluzione 92/E del 30 ottobre 2015, riprodotta da ACI: caso di missione fuori Comune con partenza dall’abitazione, da leggere senza riproporre la vecchia formulazione sulle trasferte comunali.
• Gazzetta Ufficiale, D.lgs. 192/2024, articolo 3: modifica dell’articolo 51, comma 5.
• Gazzetta Ufficiale, D.lgs. 192/2024, articolo 4: decorrenza della modifica dal 2025.
• MEF, TUIR articolo 51, versione in vigore dal 12 agosto 2026: disciplina corrente del reddito dipendente e deroga specifica per il personale indicato.
• MEF, TUIR articolo 95, versione in vigore dal 12 agosto 2026: limiti di deducibilità, distinti dall’imponibilità del lavoratore.
• ACI, Fringe benefit, tabelle 2026: destinazione e periodicità delle tabelle annuali.
• ACI, Distanze chilometriche: distinzione fra distanza e costo in euro/km.

Revisione e controllo delle fonti: 21 ottobre 2026. Tutti gli esempi economici sono elaborazioni didattiche BorsaMagazine, con tariffe e costi inventati: non rappresentano valori ACI attuali, compensi dovuti o risultati fiscali personali. La metodologia ACI del 2022 illustra il modello di calcolo; la risoluzione del 2015 è usata nel suo caso specifico e coordinata con i chiarimenti successivi. Per una liquidazione concreta occorre verificare contratto, autorizzazioni e situazione tributaria con l’ufficio paghe o il consulente.